Was sind Stammdaten?
Stammdaten sind für ein Unternehmen das Zentrum der Information, weil sie wichtige Kerndaten über betrieblich relevante Objekte liefern, die sich über einen gewissen Zeitraum nicht verändern. Dazu gehören Stammdaten über Materialien, Produkte, Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Für Unternehmen sind diese Daten unerlässlich, da jeder Geschäftsprozess zum überwiegenden Teil auf Stammdaten basiert und unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten somit auch fehlerhafte Geschäftsprozesse nach sich ziehen.
Im besten Fall handelt es sich lediglich um geringfügige Fehler mit kaum merkbaren Auswirkungen. In der Regel führen aber bereits vermeintlich kleine Fehler zu erheblichen Mehrkosten. Ist beispielsweise in einem Webshop in der Titelbeschreibung eines Artikels eine andere Farbe hinterlegt als in den Detailbeschreibungen weiter unten (klassische Artikelstammdaten), so zieht dies mit großer Wahrscheinlichkeit Fehlerkosten in Form von Reklamationen/Rücksendungen oder telefonische Beratung bzw. Klärung von Unstimmigkeiten nach sich. Greifen noch weitere Geschäftsprozesse auf die fehlerhafte Datenbasis zu, so vervielfachen sich die Fehlerkosten.
Stammdaten können demnach als das „Schmiermittel“ aller Geschäftsprozesse verstanden werden. Ihre Qualität entscheidet erheblich darüber, wie erfolgreich und effizient Geschäftsprozesse abgewickelt werden können.
Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern bestehen meist aus Adresse, Kundennummer, Sozialversicherungsnummer etc. Diese Stammdaten werden in der Regel in ein EDV-Programm übertragen und dienen dazu, Abläufe wie Gehaltszahlungen automatisiert ausführen zu können. Kunden können durch Kundennummern identifiziert werden und so können Umsätze, Einkaufshäufigkeit und Kaufinteressen erfasst und in weiterer Folge dazu verwendet werden, um Kunden ein personalisiertes Einkaufserlebnis zu bieten. Material- bzw. Artikelstammdaten von Produkten setzen sich unter anderem aus Artikelnummern, Produktabmessungen und Gewicht zusammen.
Warum sind Stammdaten so wichtig?
Genauso wichtig wie die Erfassung von Stammdaten ist allerdings ihre Pflege. Stammdaten sind nur dann wertvoll, wenn sie auf dem aktuellen Stand sind und korrekte Informationen für alle Beteiligten entlang der Lieferkette bieten. Dazu gehört auch, dass es eine zentrale Datenbasis geben sollte, in der Änderungen permanent gepflegt werden und somit immer den aktuellsten Stand aufweisen. Andernfalls kommt es zu Fehllieferungen, Werbung, die niemanden erreicht, verzögerten Zahlungen und vielen anderen Problemen.
In der heutigen Zeit fällt eine immer größere Menge an Daten an, die sehr viel Potential für Unternehmen bieten, wenn sie sorgfältig gepflegt und sinnvoll vernetzt werden. So können die Daten für zielgerichtete Werbung, strategische Unternehmensentscheidungen auf Basis von Kundeninteressen und Weiterentwicklung der Automatisierung in Unternehmen herangezogen werden.
Quellen:
Vgl. Rechnungswesen-verstehen.de., Stammdaten, abgerufen: 28.06.2020
URL: https://www.rechnungswesen-verstehen.de/lexikon/stammdaten.php
Vgl. Datenbanken-verstehen.de, Stammdaten, abgerufen: 28.06.2020
URL: https://www.datenbanken-verstehen.de/lexikon/stammdaten/
Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Stammdaten, abgerufen: 28.06.2020
URL: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/stammdaten-43248
Vgl. AEB, Stammdaten-Management: Unsexy, aber lebenswichtig, abgerufen: 28.06.2020
URL: https://www.aeb.com/de-de/magazin/stammdatenmanagement.php?l=de
Vgl. Hofer, J.: Professionelles Stammdaten-Management, Seminarunterlagen Deutsche Kongress Akademie, 26.02. – 27.02.2019, S. 6 f.